＜ご注意＞

・本記事はコングラントのサービスを利用する団体様に限定して提供されるものであり、第三者に開示することはできません。第三者への開示によるトラブル等について当社が責任を負うことはできませんので、予めご了承ください。
・本記事は一般的な法制度を案内するものですので、個別具体的な利用団体様の法務及び税務に関する事項については各団体様においてご確認及びご対応をお願いします。
・本記事には作成日又は更新日以降に更新された情報は反映されておりません。

経済社会のデジタル化を踏まえた経理の電子化による生産性の向上等を目的として、2021年度税制改正において電子帳簿保存法が改正され、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について抜本的な見直しが行われました。

詳細につきましては以下の国税庁による案内をご確認ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

今回の法改正により、電子取引の取引情報に係る記録は、電子データにより保存することが義務づけられることになりました。この改正により、オンライン決済等の電子的方法により受領した寄附等について作成された寄附金受領のデータは、後述する方法により電子データのまま保存することが求められることになります。プリンター等により出力した紙媒体により保存する方法では対応ができなくなるのでご留意ください。

電子取引の記録の保存方法については、大要、以下のような条件が定められています。

(1)　速やかに電子データの閲覧等ができる状態にしておくこと
(2)　電子データの検索機能を確保すること（取引年月日、取引金額及び取引先を検索条件とできるように保存しておくこと）
(3)　不正な改ざん防止策として以下のいずれかの対応をとること
　　① タイムスタンプを付与すること
　　② 訂正削除記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用すること
　　③ 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付けること。

＜各団体様においてご対応いただくべきこと＞

(1)　コングラントのサービスで作成される寄附金受領書に係る電子データを、各団体様において保存していただく必要があります。各団体様においてダウンロードしていただき、検索機能確保の観点から、以下の管理例を参考に、各団体様のローカルサーバー又はクラウドストレージにて保存管理していただくようにお願いいたします。

寄附金受領書の保存管理例：
a　寄付金受領書を保存するフォルダを作成します。月次でフォルダを分けて整理すると分かりやすいでしょう。
　フォルダ階層1：「寄附金受領書」
　フォルダ階層2：「202201」「202202」「202203」…　

b　コングラントからダウンロードした寄付金受領書のファイル名を参照し、該当するフォルダに保存します（例えば、ファイル名「20220320_receipt354638」の寄付金受領書は「202203」のフォルダに保存します。）
c　法令で求められる寄付情報の検索機能（寄付日付、寄付者名、寄付金額）については、コングラントの寄付管理画面における検索機能をご活用ください。

(2)　不正な改ざん防止策について　
各利用団体様におかれましては、比較的容易な訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定していただく方法による対応をお勧めしております。本ドキュメントの末尾に国税庁が公開している規程を参考にしたサンプルを掲載していますので、ご参考にご対応ください。
事務処理規程策定サポートのご要望等が有る場合には、末尾記載のお問合せ先までご連絡をいただければと思います。

上記法改正は2022年1月1日に施行されておりますが、令和4年度与党税制改正大綱により、やむを得ず対応が間に合わない団体には2023年末まで引き続き紙による保存が許容されることとされています。
ただ、猶予される条件も期間も限定的なものとされていますので、まだ対応されていない団体様におかれましては速やかに対応されることを推奨しております。ご不明な点がある場合には下記のお問合せ先までご相談ください。

＜本件についてのお問合せ＞
コングラント株式会社 カスタマーサクセス担当
E-mailアドレス：support@congrant.com

＜参考＞
電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（サンプル）

第１章　総則

（目的）
第１条　この規程は、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、○○において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。

（適用範囲）
第２条　この規程は、○○の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。

（管理責任者）
第３条　この規程の管理責任者は、●●とする。

第２章　電子取引データの取扱い

（電子取引の範囲）
第４条　当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
　一　ＥＤＩ取引
　二　電子メールを利用した請求書等の授受
　三　コングラントを利用した寄附金の受領　
　四　・・・・・・
記載に当たってはその範囲を具体的に記載してください

（取引データの保存）
第５条　取引先から受領した取引関係情報及び取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバ内に△△年間保存する。

（対象となるデータ）
第６条　保存する取引関係情報は以下のとおりとする。
　一　見積依頼情報
　二　見積回答情報
　三　確定注文情報
　四　注文請け情報
　五　納品情報
　六　支払情報
　七　寄附金受領情報
　八　▲▲

（運用体制）
第７条　保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は以下のとおりとする。
　一　管理責任者　○○部△△課　課長　ＸＸＸＸ
　二　処理責任者　○○部△△課　係長　ＸＸＸＸ

（訂正削除の原則禁止）
第８条　保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。

（訂正削除を行う場合）
第９条　業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
　一　申請日
　二　取引伝票番号
　三　取引件名
　四　取引先名
　五　訂正・削除日付
　六　訂正・削除内容
　七　訂正・削除理由
　八　処理担当者名
２　管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
３　管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
４　処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
５　「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。

附則

（施行）
第10条　この規程は、令和○年○月○日から施行する。

本記事はコングラント株式会社の顧問弁護士 名藤監修のもと作成されています。