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ファンドレイジングお役立ちブログ

寄付へのお礼の書き方 6つのポイントまとめ!

こんにちは。NPO事業部の奥田です。

みなさん、寄付へのお礼は、しっかりと寄付者に届いているでしょうか?

米国のファンドレイジング研究者の間では、「寄付から次の寄付までの間に、7回お礼を言うと良い」と言われています。 一回の寄付で終わらず次の寄付に繋げるためにも、寄付に対するお礼を丁寧に伝えることはとても重要です。

そこで、今回はお礼を伝える上でのポイントを6つにまとめてみました。

1.できるだけ早くお礼を送る

活動に興味をもって寄付をしてくれた人でも、なかなかその団体から連絡が来ないと「寄付しなくても良かったかな」と気持ちが冷めてしまいます。

そうならないために、団体からの感謝はなるべく早く伝えましょう。お礼は早ければ早い方がよいですが、遅くとも寄付を受け付けてから、2日以内には出すべきです。

入金確認や会計処理が必要な領収書は後日改めて送るとして、先に寄付へのお礼をメールや手紙で伝えましょう。 後日領収書を送るのも、再度お礼を伝えることができるので良い機会です。

2.寄付者個人に寄り添ったお礼の仕方をする

これまでの寄付実績や団体との関係性を踏まえ、個人に寄り添ったお礼の仕方をすることで、より喜んでもらえる内容になります。

あまりに作業量が多くなると難しいですが、寄付者のセグメント分け(属性による区分)をしていくつか違ったパターンのお礼を準備しましょう。セグメント分けの例としては以下のものがあります。

①会員と非会員
会員の方には「いつも支えてくださってありがとうございます。」の一文を冒頭に載せるだけでも受け手の印象は大きく変わります。また、活動の状況や団体の近況をより詳しく伝えると、団体への当事者意識が生まれ、より応援したい気持ちになります。

②これまでの寄付回数
初めての寄付の方と複数回目の寄付の方では、団体へ抱く気持ちが異なります。 特に初めての方は、課題とその団体の解決方法に共感をして寄付をしたものの、信頼できる団体かどうかは探っている最中です。信頼感をもってもらえるよう、団体の概要や寄付がどのように使われるかを丁寧に記載しましょう。

また、ある一定以上の年数や金額を寄付してくださった方には、個別に賞状や感謝状を送ったり、動画をつくる団体もあります。長く活動を支えていただいている方には、他の方とは違った特別感を出すことで「これまで応援して良かった、これからも続けよう」と思っていただけます。

他にも、寄付者個人に寄り添ったお礼の仕方として、 ・メールでは、宛名を「寄付者の皆さま」にするのではなく、「○○○○さま」と名前で呼ぶ。 ・誕生日プレゼントを送る。 などがあります。自分のために送られてきたという気持ちになることで、団体からの感謝をより感じることができるでしょう。


こちらは、アジア・アフリカで紛争被害者に対する自立支援と平和教育に取り組む認定NPO法人テラ・ルネッサンスさんです。

会員の方の誕生月には毎年違ったプレゼントを送っています。このように団体が支援をしている方からのプレゼントが届くと、活動を身近に感じられ、社会への貢献を実感できます。

3.手書きを加える

郵送物に手書きのメッセージを加えることで、担当者の想いがさらに伝わります。作業量が圧倒的に増えるので難しい部分もありますが、「ありがとうございます」という一文を手書きで添えるだけでも、自分の寄付が役に立っているのだと嬉しい気持ちになります。

また、郵送物に手書きのメッセージがある方が、読んでもらえる確率がぐっと上がるというデータもあります。せっかく送ったお礼も、読まれなければ意味がなくなっていしまいますので、読んでもらえるお礼状を目指しましょう。

4.寄付の使い道や、寄付が有効に使われることを明記する

いただいた寄付をどのように使うか、寄付によって社会の何が変わるのかを伝えると、寄付者は改めて社会に貢献できたという満足感を感じることができます。

ここで大事なことは、「◯◯さんのおかげで活動ができています。支えられています。」と、主役(主語)を寄付者にして、メッセージを書くことです。

こうした書き方によって、活動に参加している、社会に貢献しているという実感がもつことができ、これからも支えたい気持ちになります。

5.確定申告で寄付控除ができる場合は、その旨を明記。

寄付控除についての情報は、寄付者へ伝える責任がある大事な情報です。 寄付したお金が確定申告で戻ってくるというのは、寄付をするインセンティブにもなるので、お礼状にきちんと明記するようにしましょう。

6.コングラントには心のこもった寄付のお礼を行うための機能が満載です!

congrant(コングラント)は、NPOなどの非営利組織のために生まれた寄付・会員管理システムです。

NPOの中には、支援者の管理にCRM(顧客管理システム)を導入している団体も多いかと思います。しかし、ほとんどのCRMは一般企業用に開発されたものです。高機能というメリットもありますがNPOにとって不要な機能も多く、複雑で使いづらいという声がありました。

その点コングラントはNPOのためだけにつくられたサービスなので、機能・デザインも限りなくシンプルで、パソコンが苦手な方でもカンタンにご利用できます。

6.コングラントには心のこもった寄付のお礼を行うための機能が満載です!

お礼状を書く際の、便利な機能としては、
①支援者データベースで支援者の細かな情報を把握することができる。
②寄付、会員データベースで決済日や入金日、領収書発行の有無を管理できる。
③ワンクリックで領収書を作成できる。
④宛名ラベル印刷で一気に郵送物の宛名ラベルを発行することができる。

などです。このようなお礼状に関わる機能だけでなく、クレジットカード決済を搭載した寄付の募集から、寄付者管理までファンドレイジングに関わるすべての機能が入っています。

コングラントのさらに詳しい支援者管理機能はこちらから。
【NPOの顧客管理】明日から始められるNPO/非営利活動のための会員管理| NPO寄付決済・管理システムならコングラント

まとめ

大切なのは、寄付をしてくださった方へ心からの感謝を込めること。
お礼の仕方次第で、再度寄付してくださるかどうかが変わります。
寄付者さんに「寄付して良かった」と思ってもらえるお礼をしましょう。

この記事を書いた人

奥田 彩花(Okuda Ayaka)
リタワークス株式会社 NPOチーム インターン

2021年9月に大阪市立大学法学部を卒業。
国際協力のNPO活動に興味をもち、ファンドレイジングに関心を持つ。
NPOの裾野を広げる「コングラント」の活動に惹かれ2020年5月より、アルバイトを開始。
寄付の意義を広めるために活動中。

大阪市立大学法学部在学中。
国際協力のNPO活動に興味をもち、ファンドレイジングに関心を持つ。
NPOの裾野を広げる「コングラント」の活動に惹かれ2020年5月より、アルバイトを開始。
寄付の意義を広めるために活動中。

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