こんにちは。
社外パートナーとしてコングラントのお手伝いをしております准認定ファンドレイザーの江副です。

今回は、新型コロナウイルスの大変な状況下でNPOの運営やリモートワークの役に立つオンラインツールをご紹介していきます。

▽　目次

１．web会議ツール

２．事務作業系ツール

３．その他のツール

リモートワークにおいて、web会議ツールはかなり需要や関心が高まっているのではないでしょうか。

NPOにおいても、新型コロナウイルスの影響で在宅勤務が余儀なくされている一方で重要な会議や理事会・総会などどうしても集まって話し合わなかければならない行事があると思います。

そういった時に活用できるツールをご紹介いたします。

・zoom

zoomはアメリカの企業が開発したweb（オンライン）会議ツールです。
テレワークをされている方であればこの名前は特に最近よく聞かれるのではないでしょうか。

zoomの１番の特徴は「安定性」です。
独自の技術で大人数がオンラインで参加しても音声や映像が安定して届きます。

画面共有やチャットなど、オンライン会議を円滑に進める機能も揃っており、オプションで大規模なカンファレンス・セミナー（ウェビナー）に特化した機能もあります。

アカウントは無料で作成できますが、3人以上が参加する会議の時間は40分以内に制限されるのでご注意ください。

・Google Meet

ウェブ検索サービスのGoogleが開発したビデオ会議ツールです。
シンプルで高い操作性が特徴で、zoomと同じくURLを発行し、そこにアクセスすることで簡単にオンライン会議をおこなうことができます。

Google Meetを利用するにはgoogleのアカウントが必要になりますが、googleカレンダーから会議予定を作成・招待することができ、普段からgoogleをつかっている人・団体にとっては導入のハードルが低いと思われます。

Google Meetは本来企業などを対象にした有料サービスの「G SUITE」でしか利用ができませんが、新型コロナの影響でリモートワーク需要が高まった影響を受け、googelアカウントを所持しているユーザー全てが期間限定で無料利用できるようになっています。

・spatial chat

日本では通称「スペチャ」と呼ばれているこのツールは任意で作成したバーチャル空間上を各自で移動しながら、同空間にいる人同士でビデオ・音声通話ができるツールです。

具体的に説明すると空間上に表示されている自身のアイコンをドラッグして話しかけたい人のアイコンへ近づかせると、徐々に相手の音声が聞き取れるようになり、まるで実際にその人のところへ近づきにいく感覚を味わえます。

メンバーが常にspatial chatに入室しておき、誰かに質問したい時や短時間のミーティングをしたい際に空間上で集合し話あう、、というようなバーチャルオフィスのような使い方ができます。

現在は無料で利用することができ、NPOの運営における社員や会員とのコミュニケーション手段のひとつとしてお勧めしますのでぜひ試していただければと思います。

・google drive

あらゆるデータをオンライン（クラウド）に保存し他人と共有することができるデータ管理ツールです。
googleアカウントを作成すれば誰でも利用することができ、無料アカウントでも最低15GBがついてきます。

コロナ禍でリモートワークとなった中、ネックの一つで挙げられるのが「紙資料」の管理問題で、事務所にしか資料がない、手元にある紙資料をメンバーに共有しなければならないといったシチュエーションは特にNPO業界でも多く発生するケースであると思います。
そういった際にgoogle driveのようなオンラインサービスを利用することで資料を全員で管理・編集などもすることができるのでより円滑に業務をおこなえます。

・Graffer

Grafferはオンライン上で登記簿謄本や印鑑証明書を取り寄せることができるサービスです。

新型コロナの影響を受け、金融機関からの融資や助成金の申請のために法人登記簿謄本や印鑑証明書を必要とするケースが増えている中、法務局へ直接いくことの手間やリスクをこのサービスで解消できます。早ければ１分程度で手続きが完了するほど簡単な操作となっているのでこの機会に一度試してみてはいかがでしょうか。

・notion

notionはメモやタスク管理など幅広い情報を簡易に一元化できるドキュメントツールです。

イメージとしては「共有できるメモ帳」という表現が近く、タグやURLのリンク、カレンダーなど入力手段が多彩なため、情報の整理に長けています。
NPO運営のシーンでも、会議の議事録からプロジェクト・TODO管理まで様々な場面で活用できます。

・facebookグループ

facebook内でのコミュニティをつくる際に利用できるfacebookグループのサービスは広く認知されているものと思いますが、このグループを活用してNPOのメンバー間コミュニケーションツールにすることもひとつの手段です。

グループページ内で意見交換やそれぞれのアイデアの貼り付け、前述したgoogle driveなどと連携して書類の格納先を記録したりなど、リモートワークや複数人での交流に役立ちます。

ちなみに、facebookでより高度なチームコミュニケーションをおこないたい場合は「facebook workplace」というエンタープライズサービスもあるので、興味のある方はこちらもチェックしてみてください。

簡単ではありましたが様々な場面別に、NPO運営に役立つサービスを紹介しました。

多くのツールが新型コロナウイルスの影響を考慮し、無料利用期間の延長や有料プランしか使えない機能の無料開放など、さまざまなオプションを提供しています。

これまで導入の手間や費用の面でなかなか踏み出せなかったオンラインツールについて、このタイミングで一度チャレンジしてみてはいかがでしょうか。

コングラントにおいてもクラウドファンディング機能無償化や支援金の早期入金など、withコロナにおいての特別支援提供をおこなっておりますので、ぜひ合わせてご検討いただければ幸いです。

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