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寄付者と団体をつなぐ領収書の作り方とは?

コングラント学生バイトの高口です。
今回は領収書(寄付金受領証明書)の作成についてご紹介したいと思います。


※この記事では、寄付金受領証明書ではなく領収書と呼ばさせていただきます。


早速ですが、皆さんは領収書をどのようにしてお送りしているでしょうか?
そのままお送りしてませんか?


領収書は寄付者さまとのコミュニケーションツールです。
そのまま送るなんてもったいないです!


この記事では領収書をお送りする時のポイントを他団体さまの具体例を用いて、ご紹介したいと思います。記事の最後は、皆さまの思いを伝えるお手伝いをするコングラントのオリジナル領収書やその他機能についても簡単に解説します!

寄付者と団体をつなぐ領収書とは?

領収書は寄付者が必ず確認する郵送物です。
他の郵送物は、残念ながら見られないことも多いです。しかし、領収書は、寄付者が寄付金控除を受ける必要な書類であるため、必ず確認します。


したがって、団体からの活動報告や日頃の感謝の想いを伝える絶好の機会と言えるのではないでしょうか。自身の寄付がどのように使われているのか、どんな課題が解決できたのかが分かることで寄付の継続につながります。また、団体からの感謝の想いを伝えることで団体への信頼度が向上するため、こちらも寄付の継続につながります。


特に継続寄付はマンネリ化しやすいと言われています。領収書の送付を工夫し、変化を加えることで、マンネリ化を防ぐことができるのではないでしょか。

寄付者と団体をつなぐ領収書作成のポイント紹介

では、団体さまの例を用いながら、具体的に見ていきたいと思います。ここでは3つのポイントに絞ってご紹介します。ご紹介する団体さまの団体名は伏せてご紹介させていただきます。


①シンプル!分かりやすい領収書!


最初にご紹介する団体さまは若者の就労支援を行う団体さまです。弊社代表の佐藤がいただいた領収書の中で、最もよかったと絶賛していました。


その理由は、郵送物が封筒に合わせたサイズで作成されており、シンプルで分かりやすい領収書になっていたからです。窓付きの長形封筒に以下の書類が同封されていました。

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  • ・添え状(A4)
  • ・領収書(長形封筒のサイズ)
  • ・年次報告書の冊子(長形封筒のサイズ)


長形封筒のサイズに合わせて書類を作成されたことで、寄付者にとって分かりやすく、取り扱いやすい郵送物となっています。年次報告書の冊子も封筒のサイズになっており、寄付の使いみちが詳細に確認できることで、団体への信頼度が向上します。


②寄付金控除の参考資料を同封!


次にご紹介する団体さまは、国内で子どもの貧困問題に取り組む団体さまです。様々な工夫を行い、領収書を送付されています。以下が郵送物の内容です。

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  • ・添え状+領収書
  • ・参考資料:個人の寄付金控除
  • ・お礼のお手紙(一部手書き)


ここで注目したい点は、寄付金控除に関する参考資料の同封されているという点です。
寄付者は、領収書を団体からもらったとしても、どのように手続したらよいのか、何が必要なのか曖昧な場合が多いです。そこで、この団体さまは寄付金控除に関する資料を同封し、寄付金控除の受け取り方等をご説明されています。非常に丁寧で親切な団体という印象を受け、寄付の継続が期待できます。


③手書きで感謝の一言を添える!


また、上記の団体さまの領収書で注目すべき点がもうひとつございます。それは、お礼のお手紙を手書きで書いている点です。ある程度の文章は印刷されていますが、手書きで書くスペースを作り、そこに感謝の想いを一人ひとりに書かれています。


団体さまからの想いが一言でも手書きで書かれていることで、寄付者は団体との距離を近く感じ、寄付のマンネリ化を防ぐことができます。

オリジナル領収書で寄付者とコミュニケーション

工夫するポイントは分かっても、領収書作成に時間を割くことが難しい団体さんは多いと思います。そこで、ご提案したいのはコングラントのオリジナル領収書作成サービスです。


コングラントでは、スタンダードプラン以上の団体さまのご要望に合わせ、オリジナル領収書作成のサービスを行っております。ライトプランの団体さまは、追加料金をお支払いしていただいた場合、寄付金受領証明書の自動作成機能(団体独自のフォーマット)のサービスを提供しています。


「こんな表現をしてほしい。」「こんなデザインがいい。」「構成はこのようにしてほしい。」等、団体さまのご要望にお応えします。少しでも、団体さまのお力になることができれば幸いです。


オリジナル領収書サービスの他にコングラントでは、以下の機能で領収書発行のお手伝いをしています。

  • ・寄付者管理
  • ・テンプレート領収書自動作成
  • ・簡単領収書送信機能
  • ・宛名ラベル作成


簡単な事務作業はコングラントの上記機能の活用で効率化いただき、、年次報告書の作成や手書きのお礼状作成に時間を割いていただければと思います。

まとめ

今回は領収書を送る際のポイントを他団体さまの具体例を用いて、解説させていただきました。領収書作成は手間と時間が必要な作業ですが、丁寧に行うことで、次の寄付につながる可能性が高いです。


コングラントは、寄付金受領証明書の自動作成機能(団体独自のフォーマット)をはじめとする様々な機能で団体さまの領収書作成をサポート致します。ぜひ、お試しください。

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