会員やマンスリーサポーター等の退会の連絡を受けた際、団体でどのように対応していますか。退会後もまた何かあれば応援したいと思ってもらえるよう、退会時の対応はとても重要です。

退会届の様式に退会理由の記入欄を設けている団体もあると思いますが、中には無記入の方や本当の理由を書いていない方もいると思います。把握できる範囲にはなりますが、個々の退会理由だけでなく、特にどんな理由による退会が多いか等、団体内で定期的に共有し、改善につなげましょう。

退会の申し出を受けた後はまず、受理した旨の連絡は速やかに行いましょう。数日経過しても団体から何の連絡もないと不信感につながります。

また退会理由にもよりますが、中には団体の支援を止めてしまうことに対して申し訳ない気持ちを感じている方もいます。もし退会理由の中でそうした点が読み取れる場合は、この間支援をしてもらえたことに対する感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。

一方、団体側に至らない点があったことが理由であれば、その点はしっかりお詫びして、それぞれの方の気持ちに沿った内容の連絡を個々に行いましょう。

経済的に困窮する家庭の子どもへの支援を行っている団体

これまではマンスリーサポーターの退会の申し出があった際、退会理由に関わらず同じ文面で退会を受理した旨の連絡をするだけだった。しかし、退会時に良くない印象を持ってしまうことは避けたいと考え、退会理由に合わせた文面をいくつか検討するとともに、そのサポーターとのエピソードがあれば、それも加えたメールを送る形に変更した。

その後「サポーターへの対応・特典に不満」という理由で、あるサポーターから退会の申し出があった。改めて確認してみると、その方は入会当初はイベントにも参加していたが、最近は参加がなかった。そこで団体からは、その方のご希望に添えなかった点をお詫びするとともに、これまで活動を支えてくれたことへの感謝とまた何かあれば気軽にご連絡をいただきたい旨をメールで連絡した。すると、「退会時にこんな丁寧なメールをもらったことは今までなかった。ありがとうございました。」といった返信をいただいた。