助成制度の中には、緊急助成として募集期間が短いものもまれにありますが、そうした助成制度に対しても期日に間に合うように申請書類を作成・提出し、助成金を獲得できている団体はどのような取り組みをしているのでしょうか。

助成金情報を日頃からこまめにチェックしている、ということももちろんありますが、団体の主な事業内容やこれまでの実績といった、多くの助成制度の申請書類にある項目については、各助成金の申請書類作成の段階で都度考えているのではなく、年度のはじめなどにあらかじめまとめていると思われます。こうした準備をしておくことで、締め切りまでの期間が短い助成金の申請にも対応できるようになります。

• まずは団体が今後申請する可能性のある助成制度をいくつかピックアップし、それぞれの募集要項や申請書類を確認してみましょう。

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  ・団体のおもな事業内容

  ・これまでの実績

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  等、多くの助成制度に共通する項目だけでなく、自団体の活動領域特有の項目も含めて把握することが重要です。

  
  

  よく聞かれる項目が把握できたら、申請書類にすぐに記載できるように文章にまとめておきます。年度ごとに内容が変わるものもあると思いますので、年度ごとに内容の見直しをすることをお勧めします。

  
  

  なお、数値で実績を報告する場合、日々のデータの整理が不十分だと、まとめるときに時間がかかってしまったり、データが誤ってしまったりということが起きてしまうかもしれません。誰が、どうやって管理・集計するかといったルールも併せて整えておくといいでしょう。

   

障害福祉サービスを行っている団体

この団体では、障害のある方が通所する作業所を運営しているが、作業所でパンやクッキーを製造するための機器の老朽化に伴い、新たな機器を購入するための資金を得るために助成金を活用することとなった。申請書類を作成するにあたり、団体の事業内容や実績といった項目に加えて、作業所を利用する障害のある方の平均工賃を記入する欄があったが、通常業務を行いながらこれらの内容を検討するのに多くの時間がかかってしまったり、工賃の集計を担当するスタッフの対応が遅れてしまったりしたことで、期日ぎりぎりでの提出になってしまった。

団体の代表は、今後も作業スペースの改修や新規の事業などを行う際に助成金を活用する可能性があることを踏まえ、今回の経験を活かしてよく聞かれる項目については事前にまとめておくことした。まず、今回の機器購入の際に考えた文章をベースとして内容の見直しをしたところ、実績のところでは

・商品全体の売り上げ

・常設店・バザーなどの販売箇所

といった定量的な情報があるといいのではないか、といった意見があり、そうした情報がすぐに出せるように集計方法を改善した。併せて平均工賃についても、担当以外のスタッフも年・月ごとの実績や推移がすぐにわかるようなフローに改善した。