ファンドレイジング的には、寄付へのお礼は2日以内に行うのが良いとされています。

1 ツール等も活用し、寄付があったらすぐにわかるようにする

寄付の入金がある口座をこまめに確認したり、寄付決済ツールを活用するなどして、寄付があったらすぐに分かるような体制を作りましょう。

2 いつまでにお礼の連絡をするのか団体内で共有し、そのためのフローを整える

寄付を確認してから◯日以内にお礼をする、毎週◯曜日にお礼をするなど、団体内でルールを設け、担当者とフローを決めましょう。

この時お礼のルールだけでなく、その後の領収書発行のフローも整備しておくといいです。1人の担当だけに任せず複数人で確認できるようにして、抜け漏れがないような体制を考えましょう。

子育て支援活動を行っている団体

活動に必要な資金について寄付を募っているが、このたびクレジットカード決済システムを導入することになり、それに併せてお礼の連絡のフローを見直すことになった。

システム導入により、クレジット決済で寄付がされた際にはすぐに通知が来るようになったので、通知確認後２日以内にお礼メールを送る、というルールを設定。その実現のために、メールでのお礼文章のテンプレート化と複数スタッフの担当制といった改善を図った。