寄付のお礼メールを作成する際、テンプレートを用いてやりとりをされている団体が多いかと思います。 しかし、お礼状の一部だけでも自分向けの直筆のメッセージがあると読んでいる側は「自分宛のメッセージだ」という良い印象を持ちます。

1 その寄付者に関連するエピソードを考える

そもそも日ごろからの支援者とのやりとりが思い出せないとメッセージを書くのは難しいです。寄付やイベント参加の他、支援者との間のちょっとしたエピソードでも支援者管理ツール等に記録しておくのがおすすめです。

2 テンプレート化されたお礼状の一部分に直筆でお礼を書く

お礼状の文面すべてを直筆で書くのは大変なので、テンプレート化されたお礼状の一部に直筆メッセージを書いてみましょう。特定のスタッフに負担がかかるような分担は避け、なるべく多くのスタッフに協力してもらいましょう。

地域住民の交流サロンを運営する団体

寄付者の多くが地域住民であり、かつ高齢の方も多いことから、寄付のお礼状を郵送している。これまでは、共通のテンプレートでお礼状を送っていたが、よりお礼の気持ちをしっかり伝えるために、お礼状に手書きでひとこと書き添えることとなった。

団体ではできるだけ寄付者に合わせた内容を書き添えたいと考え、寄付者が交流サロンを利用している場合は、サロンの活動日誌からその方が利用したときのことを確認し、サロンにまつわるエピソードを書き添えた。すると、「とても嬉しかった」といった感想をいただき、寄付者との関係をさらに深めることにつながった。