寄付のお礼状等でテンプレートを作成している団体も多いでしょう。テンプレートで全員に同じ内容を送るのではなく、個別に相手の名前が記載されていると、読んでいる側は手間をかけて作成された自分宛のメッセージだという好印象を持つことにつながります。

1 宛名を個人に設定できるツールを活用する

お礼メールやメルマガなら配信ツール等の活用を検討すると良いです。Googleのメールだけでなく、メールワイズやBenchmark等、様々な便利な配信ツールが存在します。団体のニーズや状況に合わせて活用を検討しましょう。

2 宛名の誤りがないかチェックする

宛名を間違えてしまうといった、登録の段階や配信時におけるミスがあると失礼にあたります。宛名間違いがないようシステム導入の段階では十分に確認しましょう。

子ども食堂を運営する団体

団体の活動の様子やイベントの案内などについて、定期的にメルマガを配信している。これまではメーリングリストを作成して配信していたが、登録者数が増えてきたため、メルマガ配信システムを導入することとした。

その配信システムではメールごとに宛名の設定が行える機能があり、これまで「団体を応援してくれる皆様へ」という書き出しで送っていたものを「〇〇さま」と各登録者のお名前に変更したり、件名にも登録者のお名前を差し込んだり等といった工夫を重ねていったところ、開封率が改善されていった。